Procedimentos quanto ao eSocial

O que vai mudar na nossa relação trabalhista e previdenciária? O que é o eSocial?

O eSocial é a nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um único banco de dados da internet. O eSocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e maiores detalhes da sua instituição e procedimentos estão no portal www.esocial.gov.br .

São mais de 40 (quarenta) tipos de arquivos diferentes com informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas.

Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil serão alterados em função do eSocial.

O eSocial está previsto para começar em JULHO/2018, e estará sendo 100% usado em NOVEMBRO/2018.

Novas Providencias

Antes do início, vários procedimentos precisam ser mudados pois haverá um detalhamento muito grande no envio das informações. Fique atento às novas orientações sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar autuações e multas à empresa.

Objetivos do eSocial

Para os trabalhadores, garantia de direitos - os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet.

Para o Governo, maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador.

Para os empregadores, simplificação de processos; porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao eSocial.

E é para apresentar estes PROCEDIMENTOS que elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida pelos empregadores.

Admissões – As contratações nas empresas privadas serão informadas no eSocial antes da Admissão. Os documentos completos dos novos empregados precisam chegar ao escritório de contabilidade três dias antes da admissão. Antes da contratação deverá ser feita a qualificação cadastral no link www.esocial.gov.br (PIS – CPF – Nome e data de nascimento) Caso apresente algum erro o candidato ao emprego deverá corrigir os dados antes da contratação. O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional.

Desligamentos – Os Pedidos de Demissão devem ser informados ao escritório de contabilidade no mesmo dia em que acontecerem. Para o caso de término de experiência onde não haverá a efetivação o empregado, o aviso ao escritório de contabilidade também deverá ser feito com três dias de antecedência para elaboração da rescisão contratual.

Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), as informações ao escritório de contabilidade também deverão ser feitas com 03 dias de antecedência para elaborar o aviso prévio.

Em todos os casos acima citados o empregado dispensado deverá fazer o Exame Medico Demissional.

Folha de Pagamento - As informações para a folha de pagamento devem chegar no prazo de três dias – mínimo – para que haja tempo hábil de cadastramento.

Declaração de Encargos de Família para fins de Imposto de Renda

Todos os dependentes acima de 12 anos em 2017 e 6 anos em 2018 deverão ter CPF Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90).

Uma pessoa só pode ser dependente de uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe.

Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir como dependente o próprio beneficiado com a pensão.

Será obrigatório informar todos os dependentes no eSocial.

Alterações Cadastrais

Obrigatório fazer uma atualização no cadastro de todos os trabalhadores.

Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, o escritório de contabilidade deve ser informado, no mesmo mês da ocorrência para envio ao eSocial.

A contratação de estrangeiro deve ser informada com detalhes ao eSocial.

Férias

As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT e devem ser pagas com dois dias antes de iníciar. Os pagamentos serão informados no eSocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no eSocial.

A programação de férias anual devera ser solicitada, pelo empregador, para que seja programada com 40 dias de antecedência dando ciência ao empregado Caso haja alteração na escala deve ser informado ao escritório de contabilidade para atualização no eSocial. No caso de não atualização com antecedência, o empregador pode ser autuado pela não informação

Afastamentos

Os afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no eSocial.

Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc também precisarão ser informados

É necessário informar o escritório de contabilidade, tão logo ocorra o afastamento, para gerar os dados ao eSocial.

Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou parto deverão fazer obrigatoriamente o exame médico de retorno no primeiro dia que voltar ao trabalho.

Emendar Férias com Afastamentos superiores a 30 dias.

Os empregados afastados por parto ou doença a partir de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7, item 7.4.3.3), portanto, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as mesmas só poderão iniciar no 3º dia após o afastamento.

Importante ressaltar que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no eSocial.

Contratação de Autônomos

Será necessário solicitar ao contribuinte individual autônomo, antes da contratação:

• Data de nascimento (novo)

• CPF – PIS/PASEP/NIT

• Fazer a Qualificação Cadastral – se houver erro não será possível informar no eSocial

Se houver dependentes, será necessário preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda. Necessário identificar a atividade para o CBO.

Caso o contratado traga comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS.

Contratação de MEI – Microempreendedor Individual

Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no eSocial. Nestes serviços haverá o pagamento de contribuição patronal previdenciária no valor de 20% da remuneração paga ao MEI. Solicitar o número do PIS/PASEP ou NIT para ser feita previamente a Qualificação Cadastral.

Importante – Profissional de Educação Física não pode ser MEI (ver matéria em nosso site)

Exames Médicos

Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados no eSocial. Admissional (antes da admissão); Periódicos (nos prazos previstos na lei)

Demissional (logo após o comunicado do desligamento). Caso este exame dê o laudo de inapto, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS.

Exames complementares – conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos.

LTCAT – Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho

O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao eSocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI).

Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra os laudos deverão de entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art 291).

Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informações com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação).

CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho e PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

A CAT passará a ser elaborada dentro do eSocial. Para tanto, é necessário informar ao escritório de contabilidade todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente (sem morte) para enviar as informações ao eSocial.

O PPP passará a ser eletrônico a partir do eSocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha. Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, será necessário informar ainda dentro do mesmo mês, para envio ao eSocial. O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP.

Contratação de Estagiários

A contratação de estagiários deve obedecer à lei 11.788/08, que será exigida no eSocial. Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional. O supervisor do estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se de nível superior) ou experiência profissional na área. O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários. Os contratos assinados no mês devem ser enviados ao escritório de contabilidade no mesmo mês, antes de fechar a folha.

Cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD)

Todos os empregadores que devem cumprir as cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD) serão identificados. Caso haja desligamento de algum aprendiz ou PCD, deve haver imediata contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho.

Processos Administrativos e Judiciais

Caso haja algum processo para não tributação ou não retenção de tributos, deve ser informado no eSocial. Este processo deverá ser analisado pelo setor jurídico para avaliar a veracidade de informações e acompanhamento.

Tributações e Cláusulas de Convenção Coletiva

Todas as empresas terão que informar ao eSocial as tributações e reflexos. Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja prevista na legislação (salvo se houver processo).

Todas as cláusulas de Convenção Coletiva de Trabalho precisarão ser cumpridas.

Muitos outros detalhes estão previstos no eSocial, um controle ferrenho das atividades empresariais e de relação de trabalho.

Esta cartilha é para orientação inicial dos nossos representados e as dúvidas que surgirem devem ser enviadas ao SEEAATESP através do nosso site no fale conosco. Para que a resposta seja enviada é necessário a identificação da empresa e a atualização dos pagamentos em aberto, fundamental para que o sindicato continue a prestar um bom serviço.